Arbitrer la répartition des frais de réparation dans un garage de maintenance d’engins roulants.
Etudes et réalisations
PIERRE SMITD
Un budget d’1 M€ à la merci d’un sous-traitant « juge et partie »
Le contexte
Afin de réduire ses frais d’exploitation du parc d’engins roulants, une société fait appel à un prestataire de service extérieur. Sous-traiter toute l’activité de maintenance à une société spécialisée qui œuvrera en utilisant les infrastructures de l’entreprise.
le but étant de réduire les frais de l’activité du garage.
Intervention sur les engins de cours, les chariots élévateurs, les balayeuses, etc., ainsi que sur les groupes électrogènes de sécurité à moteur diesel.
Situation de départ
- Un sous-traitant étranger en contrat avec le client français a la charge de réaliser toutes les interventions de maintenance sur tous les engins roulants.
- Des contrats de maintenance sont établis suivant le niveau de vétusté estimé pour chaque engin, ce qui signifie qu’il y avait des contrats en full, semi-full et en régie.
- Suivant la nature des demandes et du contenu des contrats (case ou entretien courant), les frais sont soit à la charge du client, ou à celle du sous-traitant.
- La difficulté résidait dans l’absence d’arbitrage et c’était un administratif appartenant au sous-traitant et vivant à plusieurs centaines de km du garage, qui décidait de la distribution des frais.
- Il y avait donc beaucoup de contestations concernant de lourdes factures en souffrance, animées par des échanges à ne plus s’entendre et qui se soldaient parfois par des remises commerciales globales, arrangeantes et aveugles.
Solutions retenues et mise en application
Après de nombreuses discussions, d’une part pour éclaircir les anciens points de blocage des deux parties, nous avons décidé de mettre en place un tableau visuel, affiché dans le garage et recueillant toutes les demandes quotidiennes.
- L’arbitrage se fait directement lorsque les engins arrivent au garage par du personnel qualifié des deux parties, et qui connaissent parfaitement les contenus des contrats.
- Une gommette est apposée sur la ligne et dans la colonne de la partie qui prendra en charge les frais de réparation.
- Ces prises de position communes, établies au pied des engins font foi et ne seront plus discutées, ni même interprétées par de tierces personnes.
- Chaque fin de semaine, ce tableau est retranscrit intégralement sur un support informatique, signé des deux parties, et envoyé directement chez le sous-traitant pour ses propres traitements administratifs.
- Par la suite, ce support a évolué et permet également de suivre l’évolution des travaux de réparation en cours.
Pierre Smitd
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